Pracodawca, czyli zatrudniamy

Jeżeli jesteś freelancerem z sukcesami, kiedyś może przyjść dla Ciebie taki dzień, gdy doba powinna mieć właściwie 48 godzin, aby móc przerobić te wszystkie zlecenia albo chociaż na czas odpowiedzieć na kolejne maile (tłumacząc, że jesteś zabukowany na 3 miesiące naprzód). Jak wiadomo, jest to fizycznie niemożliwe, a nasze moce przerobowe też mają pewne granice, tym bardziej, że musimy przecież jeszcze czasem odpocząć. Rozwiązanie? Poszukać podwykonawców. Jednak zlecenie naszej pracy na zewnątrz wcale nie jest takie proste, jak może się wydawać na pierwszy rzut oka. Jak zatem dobrze wybrać podwykonawcę, aby nie stracić klienta ani pieniędzy? Jak to wszystko zorganizować? Jak się zabezpieczyć przed ewentualnym ryzykiem?

 

zdjęcie pochodzi z flickr.com

Kiedy podzlecać?

Jeśli nie pamiętasz już, kiedy ostatnio sam/a z siebie szukałeś/aś zleceń i pracujesz w zasadzie na okrągło, nie mając szans na wolny weekend – czas pomyśleć o zmianie organizacji pracy. Po prostu nie dasz rady zrobić wszystkiego sam/a. A poza tym przy dużym zmęczeniu znacznie łatwiej o jakiś błąd. Pół biedy jeśli jest on błahy, znacznie gorzej, gdy oznacza on konieczność gruntownego przerobienia projektu, czyli czasu, którego u Ciebie akurat jak na lekarstwo.

Freelancer outsourcerem

Warto zacząć od tego, aby zatrudnić profesjonalne biuro księgowe, windykacją niech zajmuje się wyspecjalizowana agencja, a przesyłki powinien odbierać od Ciebie i przywozić Ci kurier. Dobrym pomysłem jest również zlecenie komuś innemu wykonanie tego, w czym nie czujemy się zbyt mocni (niektórym klientom wszak się nie odmawia) albo czego nie przepadamy robić. Dzięki temu jest szansa, że klient dzięki temu otrzyma nawet lepszą usługę i wtedy konieczność podzielenia się wynagrodzeniem z kimś innym może być dobrą inwestycją na przyszłość.

Jak wybierać podwykonawcę?

Musisz zdawać sobie sprawę z tego, że klient, powierzając Ci do wykonania dane zlecenie, obdarza Cię zaufaniem, którego nie możesz zawieść, jeśli chcesz mieć jeszcze szansę z nim współpracować. Dlatego reprezentujący twoją markę podwykonawca musi gwarantować ten sam lub nawet wyższy poziom jakości. Niestety przy zleceniu danego zadania na zewnątrz nieuniknione jest, że na pewien czas stracimy nad jego wykonaniem kontrolę. Dlatego ważne jest, aby wybrać osobę, która zapewni odpowiednią jakość, staranność i terminowość realizacji danej usługi. Optymalnie jest też pracować zawsze z tą samą grupą sprawdzonych osób. Warto też przyjrzeć się najpierw ich portfolio – być może uda nam się znaleźć osobę, która oferuje prace w podobnym stylu do nas, dzięki temu zadbamy o większą spójność.

W takiej sytuacji ponadto często kusi zatrudnienie do pomocy rodziny lub znajomych, których teoretycznie łatwiej nadzorować. Może się to sprawdzić, jeśli po pierwsze twoi znajomi mają odpowiednie kwalifikacje, a po drugie, gdy jesteście w stanie oddzielić strefę prywatną od zawodowej i jednoznacznie wyznaczyć zadania do wykonania. To TY jesteś tu pracodawcą i to TY wymagasz prawidłowego wykonania zlecenia. Jeżeli to niemożliwe, musisz umieć wyciągnąć odpowiednie konsekwencje.

Bardzo ważne jest także, aby w miarę możliwości (o ile nie jest to akurat środek nocy) jasno przedstawićsytuację naszym zleceniodawcom. Mają oni prawo wiedzieć, że za realizację ich zlecenia będzie odpowiedzialny „twój zespół”. Być może będą wtedy chcieli podpisać z Tobą umowę o zaufaniu poufności.

Jak to wszystko zorganizować?

Jeśli pracujesz tylko z kilkoma osobami, raczej nie będziesz mieć problemu z koordynacją prac. No chyba, że twój zespół rozrósł się do rozmiarów agencji interaktywnej, wtedy szefowanie projektowi w pojedynkę może być znacznie trudniejsze. Co gorsza możesz nie pamiętać, co komu zleciłeś/aś i na kiedy ma to być wykonane. W takich przypadkach dobrym rozwiązaniem mogą być portale do organizacji pracy grupowej (www.basecamphq.com, www.zoho.com). Najważniejsze jest takie ustalenie terminu z podwykonawcą, abyśmy otrzymali wykonaną pracę przed terminem oddania projektu. Przed oddaniem należy koniecznie wszystko sprawdzić, chyba że bezgranicznie ufamy naszemu podwykonawcy.

Jak się zabezpieczyć przed stratami finansowymi?

Aby zminimalizować ryzyko problemów, podstawa to w pierwszej kolejności umowa z klientem a w drugiej umowa z podwykonawcą. Termin płatności dla naszego podwykonawcy powinien być  przynajmniej o tydzień dłuższy niż termin płatności od naszego zleceniodawcy, abyśmy mieli kilka dni w zapasie. Niestety czasem może zdarzyć się tak, że nasz klient ma małe opóźnienie, a wtedy unikniemy problemów z zachowaniem płynności finansowej. Najlepszym sposobem na rozliczenia jest faktura VAT, jeżeli prowadzimy działalność gospodarczą lub umowa o dzieło, jeżeli firmy nie mamy. Jako osoba fizyczna możesz bez problemu podpisywać umowy o dzieło z drugą osobą fizyczną (wtedy podatek odprowadza zleceniobiorca, ale dopiero w rozliczeniu rocznym).

Delegowanie obowiązków jest trudna sztuką, ale warto się jej nauczyć. Dzięki temu, że część prac zlecimy na zewnątrz, będziemy bardziej wydajni i będziemy mogli obsłużyć większą ilość klientów. Z czasem, gdy dorobimy się zaufanych współpracowników, nasza organizacja będzie działać jeszcze sprawniej, co powinno też zaowocować wzrostem dochodów. Jedną z najważniejszych zasad biznesu jest „najlepiej zarabia się na pracy innych”.