Zarządzanie czasem

czyli subiektywny przegląd najskuteczniejszych systemów i metod zarządzania czasem

Chyba trudno o bardziej chwytliwe hasło w odniesieniu do naszego freelancerskiego stylu pracy niż „Czas to pieniądz”. To fakt, wszyscy tak mówią, ale oni mają do pomocy dział księgowo-windykacyjny, dział handlowy i marketingowców, dumających dzień i noc nad tym, jak przyciągnąć klienta. My natomiast wykończeni kolejnym pilnym projektem na wczoraj mamy jeszcze wykrzesać z siebie entuzjazm i obdzwonić nowych potencjalnych klientów, pogonić niepłacących i uzupełnić portfolio o nowe dokonania.

zdjęcie pochodzi z flickr

 Jak to wszystko ogarnąć?

Nauczyć się zarządzać swoim czasem. Poniżej prezentujemy popularne i skuteczne systemy do zarządzania czasem i projektami. Oto one:

Pomidor, czyli instant gratification

Pomysł typu „Pomodoro Technique” jest banalnie prosty: 25 minut pracy – 5 minut odpoczynku. Idea polega na tym, że nawet na początku każdego „pomidora” zostały Ci już tylko 24 minuty do przerwy. Obietnica prawie natychmiastowej nagrody za poświęcony na pracę czas jest bardzo motywująca, szczególnie dla osób, które lubią często wpadać na Facebooka albo na swoje ulubione forum. Oczywiście czas pracy i czas przerwy nie musi być sztywny i można go dostosować do własnych potrzeb. Pamiętaj jednak o tym, że w opcji 30 minut pracy – 30 minut przerwy daleko raczej nie zajedziesz. Więcej o pomyśle tutaj

Stara, dobra lista zadań

Inna metoda to stworzenie listy zadań do wykonania w danym dniu i jej konsekwentna realizacja. Plus tego rozwiązania to zagwarantowanie sobie, że nie zapomnimy o niczym ważnym. Wadą tego sposobu jest jednak narastająca frustracja, kiedy do listy trzeba ciągle dopisywać nowe rzeczy (bardzo często spotykane w poniedziałek po długim weekendzie albo w piątek przed świętami) i plan, zamiast się kurczyć, rozrasta się do niebotycznych rozmiarów. Wtedy unaocznienie sobie takiego ogromu zadań może nas dodatkowo osłabić i zniechęcić do pracy, której i tak jest mnóstwo. Czyli w zasadzie nie ma znaczenia, czy siądziesz od razu, czy jeszcze zajrzysz na fejsika albo niezależną, prawda? ;-)

Metoda Eisenhowera, czyli sposób rodem z wielkiej polityki

Tu z kolei zarządzanie czasem sprowadza się do ustalenia priorytetów i terminów, a zatem dzielimy nasze zobowiązania na ważnie i nieważne oraz pilne i niepilne. Teoretycznie wszystko gra, bierzesz najpierw na warsztat same najpilniejsze i najważniejsze rzeczy, potem zajmujesz się drobnostkami i szafa gra. Gorzej, jeżeli masz 3 priorytetowe projekty od twoich 3 największych i najlepiej płacących klientów na raz, oczywiście na: „No jak Pan tylko zdąży Panie Marku” lub na: „A Pani Kasiu nie dałoby się jednak na 15:00?”.

 Getting things done czyli weź się, kurde, do roboty

Metoda zarządzania czasem GTD Davida Allena zasadza się na tym, aby spisywać wszystkie rzeczy do zrobienia w jednym miejscu i nie musieć o nich stale pamiętać. Może to być na przykład kalendarz połączony z programem pocztowym, gdzie wpiszemy wszystkie czekające nas zadania, przydzielając je do jednego z 6 poziomów. Te poziomy to po pierwsze zadania bieżące, następnie bieżące projekty, potem nasz zakres obowiązków, cele na dany rok, plan pięcioletni i wreszcie lista celów do osiągnięcia w ciągu całego naszego życia. Ogarnięcie tego wszystkiego i wpisanie odpowiednich pozycji w odpowiednie poziomy wymagać będzie zapewne dobrych kilku godzin. A zatem proponujemy, aby przy przygotowywaniu tej szczegółowej analizy naszego życia skorzystać z metody pomidora ;-). Z drugiej strony dzięki tej metodzie możemy wreszcie posuwać się do przodu w naszych prywatnych projektach odłożonych na wieczne nigdy albo przestać się oszukiwać, że coś z tego będzie. System uczy nas ponadto, żeby robić od razu rzeczy, których wykonanie zajmie nam mniej niż 2 minuty typu wysłanie maila, o których często „pamiętamy” tj. mamy taką informację w głowie, ale z reguły przypominamy sobie o tym np.: spacerując z psem. (Rada? Noś zawsze przy sobie smartfona ;-)). Z kolei co do reszty możemy zaplanować czas na ich wykonanie lub komuś podzlecić. Ważną zasadą tej metody jest poza tym skupienie się na jednym zadaniu na raz i dopiero, kiedy je zakończymy, przejście do kolejnego. Nierealne, kiedy urywają się telefony, a mail co i rusz wypluwa nowe wiadomości? No cóż, zawsze można spróbować.