Freelancing in Polen für Selbstständige

Viele Menschen aus Indien, der Ukraine und anderen Ländern kommen nach Polen und möchten legal arbeiten und online Geld verdienen. Selbstständigkeit kann ein rechtlicher Aufenthaltsgrund in Polen sein. Es ist wichtig zu wissen, wie alles funktioniert. Dieser Leitfaden bündelt detaillierte Informationen zu allen Aspekten des Freelancings in Polen für internationale Fachkräfte.

Das polnische Recht kennt keinen eigenen Begriff für „Freelancer“. Freelancing gilt als selbstständige wirtschaftliche Tätigkeit. Ein Freelancer ist also ein Unternehmer mit denselben Rechten und Pflichten.

Das polnische Recht kennt mehrere Formen selbstständiger Tätigkeit. Jede hat eigene Regeln, Anforderungen und Grenzen. Die richtige Wahl hängt von deinem Einkommen, der Art der Tätigkeit und deiner persönlichen Situation ab.

Warum ist Polen ein Zentrum für internationale Freelancer geworden?

Polen bietet ein günstiges Umfeld für Freelancer aus dem Ausland. EU-Mitgliedschaft, wachsende Wirtschaft und ein offener Arbeitsmarkt machen es für Fachkräfte aus Indien, der Ukraine und anderen Ländern attraktiv.

Die polnische Wirtschaft wächst. In der EU liegt Polen beim BIP auf Platz sechs; die Arbeitslosigkeit sinkt. Die Nachfrage nach IT-Spezialisten, Designern, Marketern und anderen Fachleuten ist hoch. Das schafft viele Chancen für internationale Freelancer.

Polen gehört zu den 20 größten Volkswirtschaften der Welt nach BIP. Viele Ausländer, auch aus Indien und der Ukraine, sind nach Polen gezogen, um zu arbeiten und zu diesem Wachstum beizutragen. Internationale Freelancer sind ein wichtiger Teil des polnischen Arbeitsmarkts.

Freelancing-Statistik in Polen

Laut Statistik arbeiten in Polen über 2 Millionen Freelancer – etwa 12–15 % der Erwerbstätigen. Diese Zahl wächst weiter, auch durch die Ankunft vieler ausländischer Fachkräfte.

Gefragteste Berufe und Durchschnittsvergütungen

Der Freelance-Markt in Polen wächst und die Nachfrage nach verschiedenen Berufen ändert sich. Typische Berufe und ungefähre Monatsvergütungen 2026 (in PLN):

• IT-Spezialisten und Entwickler – von 8.000 bis 25.000 PLN pro Monat (je nach Erfahrung und Tech-Stack)
• Web- und UI/UX-Designer – von 5.000 bis 15.000 PLN pro Monat
• Grafikdesigner – von 4.000 bis 12.000 PLN pro Monat
• Marketer und SMM-Spezialisten – von 4.500 bis 14.000 PLN pro Monat
• Texter und Content-Manager – von 3.500 bis 10.000 PLN pro Monat
• Übersetzer – von 4.000 bis 12.000 PLN pro Monat (je nach Sprache und Fach)
• Nachhilfelehrer und Online-Dozenten – von 3.000 bis 8.000 PLN pro Monat
• Buchhalter und Finanzberater – von 5.000 bis 15.000 PLN pro Monat
• Fotografen und Videografen – von 4.000 bis 12.000 PLN pro Monat
• Architekten und Ingenieure – von 6.000 bis 18.000 PLN pro Monat

Die Angaben sind Richtwerte und hängen von Erfahrung, Portfolio, Projektkomplexität und Kundensprache ab.

Freelance-Plattformen

Viele Plattformen helfen Freelancern bei der Auftragssuche. Hier einige der bekanntesten:

• Upwork – eine der größten globalen Plattformen mit breitem Projektspektrum
• Fiverr – beliebt für Dienstleistungen in festen Paketen
• Freelancer.com – internationale Plattform mit Wettbewerben und Projekten
• Toptal – für Top-Freelancer mit hohen Anforderungen
• PeoplePerHour – in Europa beliebt für verschiedene Berufe
• 99designs – für Designer
• Guru – Fokus auf langfristige Zusammenarbeit
• Behance – Portfolio und Kundenakquise
• LinkedIn – berufliches Netzwerk für Kunden und Projekte
• NoFluffJobs – in Polen beliebt für IT
• JustJoinIT – polnische Plattform für Tech-Spezialisten

Durchschnittliche Stundensätze

Stundensätze variieren je nach Region, Erfahrung und Beruf. Ungefähre Durchschnitte:

Sätze hängen von Erfahrung, Projektkomplexität, Kundensprache, Plattformruf und deinen Fähigkeiten ab.

Das polnische Steuersystem ist relativ einfach und transparent. Je nach Einkommen und Tätigkeitsart stehen mehrere Steuerregime zur Verfügung, was die Steuerlast optimieren hilft.

Das Mindeststammkapital beträgt 1.200 EUR bzw. 5.000 PLN und muss nicht auf der Bank liegen. Das volle Sozialpaket umfasst kostenlose Gesundheitsversorgung und Bildung. Die EU-Mitgliedschaft ermöglicht Geschäfte mit allen EU-Ländern.

Es ist sehr wichtig zu wissen: Als Freelancer in Polen ohne gültigen Aufenthaltsstatus zu arbeiten, ist rechtswidrig. Verstöße können zu Geldbußen bis 5.000 PLN, Abschiebung und Einreisesperre in den Schengen-Raum bis zu 5 Jahren führen. Gültige Dokumente sind die Grundlage für eine erfolgreiche Freelance-Karriere in Polen – ob du aus Indien, der Ukraine oder einem anderen Land kommst.

PESEL und Aufenthaltsstatus 2026

PESEL ist eine polnische Identifikationsnummer. Für viele Ausländer (z. B. Ukrainer nach Sonderregeln oder andere mit Aufenthaltserlaubnis) ermöglicht sie den Zugang zu grundlegenden Leistungen und ist für die Geschäftstätigkeit erforderlich.

Mit einer PESEL-Nummer kannst du eine JDG anmelden und ein Unternehmen führen. PESEL wird für alle geschäftsbezogenen Formalitäten benötigt.

Wie du PESEL erhalten, hängt von deiner Staatsangehörigkeit und deinem Aufenthaltsgrund ab. Für manche Staatsangehörigkeiten ist es kostenlos und kann beim Stadt- oder Gemeindeamt (Urząd miasta oder Urząd gminy) beantragt werden. Die Bearbeitung dauert oft 1 bis 3 Werktage nach Einreichung der Unterlagen.

Recht zur Geschäftstätigkeit für Nicht-EU-Bürger

Wenn du eine gültige Aufenthaltserlaubnis oder ein Aufenthaltsrecht in Polen hast, kannst du in der Regel unter ähnlichen Bedingungen wie Polen ein Unternehmen führen. Für die meisten Tätigkeiten brauchst du außer der Anmeldung keine zusätzlichen Genehmigungen oder Lizenzen. Die Regeln hängen von deiner Staatsangehörigkeit und Art des Aufenthalts ab (z. B. Arbeitserlaubnis, Blaue Karte, befristeter Aufenthalt usw.).

Für die Anmeldung einer JDG benötigst du einen gültigen Reisepass, PESEL und eine Adresse in Polen. Du musst nicht auf die Aufenthaltskarte warten.

Für ukrainische Staatsbürger ist dies im EU-Ukraine-Assoziierungsabkommen geregelt, das ukrainischen Staatsbürgern gleiche Rechte wie EU-Bürgern zur Geschäftstätigkeit einräumt. Für andere Staatsangehörigkeiten hängen die Regeln vom Aufenthaltsstatus ab. Du kannst jede Tätigkeitsform wählen, von unangemeldet bis zur vollwertigen Gesellschaft.

Wichtig: Einige Tätigkeiten erfordern weiterhin besondere Genehmigungen oder Lizenzen. So gelten z. B. für ärztliche Tätigkeit, Rechtsberatung oder Finanzdienstleistungen zusätzliche Anforderungen. Prüfe vor dem Start, ob deine Geschäftsart besondere Genehmigungen benötigt.

Aufenthaltskarte (Karta czasowego pobytu) aus geschäftlichen Gründen

Nach Anmeldung einer JDG und mindestens 6 Monaten Tätigkeit kannst du eine befristete Aufenthaltskarte beantragen. Die Karte berechtigt du zum rechtmäßigen Aufenthalt und zur Arbeit in Polen.

Für die befristete Aufenthaltskarte (Karta pobytu) musst du stabiles Geschäftseinkommen nachweisen (in der Regel mindestens 5.000–6.000 PLN pro Monat, in Anlehnung an das durchschnittliche polnische Gehalt), Steuerzahlungen und ZUS-Beiträge (für die letzten 3–6 Monate der Tätigkeit). Die Karte wird für 1 bis 3 Jahre ausgestellt.

Für die Aufenthaltskarte aus geschäftlichen Gründen sind verschiedene Unterlagen erforderlich, u. a. Einkommensnachweis, Steuer- und ZUS-Zahlungen sowie der Nutzen deines Unternehmens für die polnische Wirtschaft. Die Bearbeitung dauert in der Regel 1 bis 3 Monate.

Eine befristete Aufenthaltskarte gibt dir volle Rechte zum Aufenthalt und zur Arbeit in Polensowie zur freien Einreise in den Schengen-Raum.Nach 5 Jahren rechtmäßigem Aufenthalt kannst du eine Daueraufenthaltskarte beantragen.

EU Blaue Karte für hochqualifizierte IT-Freelancer

Die Blaue Karte ist eine Sondererlaubnis für hochqualifizierte Fachkräfte. sie eignet sich für IT-Freelancer mit hoher Qualifikation und Einkommen.

Für die Blaue Karte benötigst du einen Hochschulabschluss oder 5 Jahre Berufserfahrung sowie ein Gehalt mindestens in Höhe des festgelegten Mindestbetrags. Die Blaue Karte erlaubt Arbeit und Geschäftstätigkeit.

Das Mindestgehalt für die Blaue Karte 2026 beträgt 150 % des Durchschnittsgehalts in Polen, etwa 9.000–10.000 PLN brutto pro Monat. Für IT-Spezialisten ist das oft leicht erreichbar, da der Markt hohe Sätze bietet.

Die Blaue Karte ermöglicht einen schnelleren Weg zum Daueraufenthalt – nach 33 Monaten Arbeit (oder 21 Monaten mit Polnischkenntnissen) kannst du eine Daueraufenthaltskarte beantragen. Besonders nützlich für Freelancer mit langfristiger Perspektive in Polen.

Arbeit mit Visum oder visumfrei

Staatsbürger vieler Länder (z. B. Ukraine, EU, visumfreie Staaten) können in Polen bis zu 90 Tage ohne Visum bleiben (je nach Staatsangehörigkeit). Für die Geschäftstätigkeit ist ein ordnungsgemäßer Aufenthaltsstatus dennoch besser.

Die JDG-Anmeldung ist in einigen Fällen auch während des visumfreien Aufenthalts möglich, für langfristige Arbeit benötigst du jedoch eine Aufenthaltskarte.

Wichtig: Der visumfreie Aufenthalt gilt nur für kurze Zeiträume. Wenn du länger als 90 Tage als Freelancer arbeiten möchten, musst du eine befristete Aufenthaltskarte beantragen. Verstöße gegen die Aufenthaltsregeln können zu einer Einreisesperre in den Schengen-Raum führen.

Wenn du bereits eine befristete Aufenthaltskarte oder eine gültige PESEL-Nummer hast (z. B. PESEL UKR für Ukrainer), sind JDG-Anmeldung und Arbeitsaufnahme unkompliziert. Die Formalitäten kannst du online über das CEIDG-Portal erledigen.

Dieser Abschnitt behandelt die für Einsteiger günstigste Form. sie eignet sich ideal, um deine Nische ohne Risiko und Papierkram zu testen.

Was ist unangemeldete Tätigkeit?

Es handelt sich um ein besonderes Rechtsregime für Kleingewerbe. Du arbeitest legal, melden aber kein Unternehmen im CEIDG an. Geeignet für alle mit noch niedrigem Einkommen – bis etwa 3.500–3.600 PLN pro Monat (ca. 800–900 EUR).

Es ist die Tätigkeit einer natürlichen Person ohne formale Unternehmereigenschaft. du erbringst Leistungen oder verkaufen Waren als Privatperson.

Du kannst Quittungen (rachunki) oder sogar Rechnungen (faktury) ausstellen. Kunden können diese Kosten in ihrer Buchführung geltend machen. So bist du vollwertiger Marktteilnehmer.

Wichtig: Unangemeldete Tätigkeit ist kein Grund für eine befristete Aufenthaltskarte. Für eine Aufenthaltskarte aus geschäftlichen Gründen brauchst du angemeldete Tätigkeit (JDG) mit stabilem Einkommen für mindestens 6 Monate. Unangemeldete Tätigkeit eignet sich zum Einstieg und Markttest; für einen längerfristigen Aufenthalt in Polen ist die Anmeldung einer JDG besser.

Welchen Aufenthaltsstatus kannst du bei unangemeldeter Tätigkeit haben? Unangemeldete Tätigkeit ist möglich bei visumfreiem Aufenthalt (bis 90 Tage) oder mit PESEL (z. B. PESEL UKR für Ukrainer). Auch mit einer befristeten Aufenthaltskarte aus anderem Grund (z. B. Arbeit oder Studium) ist sie möglich.

Wie lange kann unangemeldete Tätigkeit dauern? Theoretisch unbegrenzt, solange du das monatliche Einkommenslimit (3.500–3.600 PLN) nicht überschreiten. In der Praxis wechseln die meisten Freelancer innerhalb von 3–6 Monaten zur JDG, wenn das Einkommen sich stabilisiert oder steigt. Bei geplanter Arbeit länger als 6 Monate oder regelmäßigem Überschreiten des Limits musst du eine JDG anmelden.

Einkommensgrenze 2026

Hauptbedingung ist, dass dein monatliches Einkommen einen festgelegten Betrag nicht überschreiten darf. Dieser Betrag entspricht 75 % des Bruttomindestlohns in Polen.

Seit dem 1. Januar 2026 ist der Mindestlohn gestiegen, deine Grenze liegt nun bei etwa 3.500–3.600 PLN pro Monat (exakten Wert zum jeweiligen Zeitpunkt prüfen). Überschreiten du diese Grenze auch nur um 1 PLN, musst du innerhalb von 7 Tagen eine JDG anmelden.

Wer kann diese Form nutzen?

Dieses Modell steht Ausländern offen, die legal in Polen sind (z. B. Ukrainer, andere mit PESEL oder Aufenthaltserlaubnis). Hauptvoraussetzung ist, dass du in den letzten 60 Monaten keine eigene JDG in Polen geführt haben darfst.

Ideal für Texter, Designer, Nachhilfelehrer, Marketer, Übersetzer, Content-Manager und andere Fachleute am Anfang. du fängst einfach an zu arbeiten, ohne Ämter aufzusuchen.

Pflichten – vereinfachtes Register

Du brauchst keinen Buchhalter. Das einzige Register, das Du führst müssen, ist Ewidencja sprzedaży (vereinfachtes Verkaufsregister).

du trägst lediglich Datum, Betrag und Leistungsempfänger ein. So kann das Finanzamt prüfen, ob du die monatliche Einkommensgrenze nicht überschritten hast.

Versicherung (ZUS)

Das ist der größte Vorteil der unangemeldeten Tätigkeit. du zahlst keine Pflichtbeiträge (ZUS) als Unternehmer. du sparst etwa 1.600–2.000 PLN pro Monat im Vergleich zur JDG.

Hinweis: Bei Leistungen nach Umowa zlecenie kann der Auftraggeber verpflichtet sein, Beiträge für dich zu zahlen. Das solltest du vorab mit dem Kunden klären.

Wichtig: Ohne ZUS-Zahlung hast du kein Recht auf kostenlose Gesundheitsversorgung in Polen (außer Notfälle) und bauen keine Rente auf.

Steuererklärung (PIT-36)

Einkünfte aus unangemeldeter Tätigkeit werden nicht monatlich versteuert. du meldest sie nur einmal jährlich.

du trägst Gesamteinkünfte und Ausgaben in der jährlichen PIT-36-Erklärung ein. Versteuert wird nur der Nettogewinn nach der allgemeinen Skala (in der Regel 12 %).

Die Anmeldung einer JDG (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza – Einzelunternehmen, vergleichbar mit Freiberufler oder Selbstständigen in anderen Ländern) ist der Schritt in die volle berufliche Unabhängigkeit. Du erhältst eine Steuernummer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), werden offiziell Geschäftspartner und können mit Unternehmen weltweit arbeiten.

Schritt-für-Schritt-Anmeldung über CEIDG

Die Unternehmensanmeldung in Polen ist kostenlos und erfolgt online über CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – Zentrales Register der Wirtschaftstätigkeit). Die Anmeldung erfolgt im Portal Biznes.gov.pl. Du benötigst Profil Zaufany (Vertrauensprofil – kostenlose E-Signatur für Behördendienste). Profil Zaufany kannst du unter gov.pl einrichten.

Du füllst das Formular CEIDG-1 aus; damit meldest du dich gleichzeitig beim Finanzamt, Statistikamt und ZUS an. Das System weist dir REGON und NIP zu, falls du diese noch nicht hast.

Tätigungscodes (PKD) wählen

PKD (Polska Klasyfikacja Działalności – Polnische Klassifikation der Tätigkeiten) definiert, was dein Unternehmen macht. Bei der JDG-Anmeldung ist PKD Pflicht. Du wählst einen Hauptcode und beliebig viele Zusatzcodes.

Häufige PKD-Codes für Freelancer:

• 62.01.Z – Softwarebezogene Tätigkeit (Programmierer, Entwickler, IT)
• 62.02.Z – IT-Beratung (IT-Berater, Sysadmins)
• 63.11.Z – Datenverarbeitung, Hosting (Webentwickler, DevOps)
• 63.12.Z – Webportale (Webdesigner, Marketer)
• 73.11.Z – Werbeagenturen (Marketer, Texter)
• 74.10.Z – Design (Grafikdesigner, UI/UX)
• 74.20.Z – Fotografie (Fotografen, Videografen)
• 74.30.Z – Übersetzungsdienstleistungen
• 85.59.A – Sonstige Bildung (Nachhilfelehrer, Online-Dozenten)
• 90.03.Z – Künstlerische Tätigkeit (Künstler, Illustratoren)

Startdatum und Anmeldeort

Du kannst das Anmeldedatum auf „heute“ oder ein zukünftiges Datum legen. Wichtig: Rückdatierung ist nicht erlaubt, es sei denn, Du hast zuvor unangemeldet gearbeitet.

Als Adresse kannst du deine Wohnung nutzen (wenn der Vermieter zustimmt) oder ein Wirtualne biuro (virtuelles Büro). Ein virtuelles Büro in Krakau oder Warschau ist eine legale Möglichkeit für eine Geschäftsadresse für 60–100 PLN pro Monat.

ZUS-Anmeldung – Formulare ZZA und ZUA

Nach der Einreichung beim CEIDG hast du 7 Tage Zeit, die relevanten Formulare an ZUS zu senden.

ZZA – wenn du sich nur für die Krankenversicherung anmelden (z. B. Du bist anderswo angestellt).

ZUA – wenn du sich für die volle Sozialversicherung anmelden (Rente, Erwerbsminderung usw.).

Bankkonto – privat oder geschäftlich?

Gesetzlich braucht eine JDG nicht zwingend ein separates Geschäftskonto (wenn du nicht umsatzsteuerpflichtig sind). In der Praxis verlangen die meisten Banken die Trennung von privaten und geschäftlichen Mitteln.

Wo ein Konto für die JDG eröffnen?

Für Freelancer am Anfang ist oft PKO Bank Polski die beste Wahl. Diese Bank verlangt keine Aufenthaltskarte zur Kontoeröffnung – ein gültiger PESEL (z. B. PESEL UKR für Ukrainer) und Reisepass reichen. Du kannst das Konto online oder in einer Filiale eröffnen.

mBank bietet ebenfalls Konten für Unternehmer an, verlangt aber meist eine Aufenthaltskarte. Wenn du gerade eine JDG angemeldet hast und noch keine Aufenthaltskarte besitzt, ist PKO Bank Polski oft einfacher.

Weitere beliebte Banken für Unternehmer: Santander, ING Bank Śląski, Alior Bank. Prüfe die aktuellen Bedingungen und Anforderungen der jeweiligen Bank, da sie sich ändern können.

Finanzielle und Vermögenshaftung

Haftung mit dem gesamten Vermögen

Im Unterschied zur Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Spółka z o.o.) haftet ein JDG-Unternehmer für Geschäftsschulden mit seinem gesamten Privatvermögen. Dazu gehören Auto, Wohnung und Guthaben auf Privatkonten.

Kannst du Geschäftsschulden (Steuern, ZUS, Verbindlichkeiten gegenüber Kunden) nicht bezahlen, können Gläubiger auf dein Privatvermögen zugreifen.

Wie du dich absichern kannst

Du kannst sich auf verschiedene Weise absichern. Berufshaftpflichtversicherung (OC) ist besonders für IT und Marketer wichtig. Ein Ehevertrag oder Gütertrennungsvereinbarung (intercyza) schützt das Vermögen des Partners vor deinen Geschäftsschulden. Statt einer JDG eine Kapitalgesellschaft zu gründen ist möglich, aber aufwendiger und teurer.

Wichtig zu verstehen

Ein eigenes Unternehmen zu führen bedeutet sowohl Einkommen als auch volles Risiko mit deinem Kapital. Wichtig ist die ordnungsgemäße Führung des Unternehmens und die Erfüllung aller Pflichten, um Probleme zu vermeiden.

Arbeit über Business-Inkubatoren wird oft als Modell mit erheblichen Risiken genannt. Dieser Abschnitt beschreibt ein Modell, bei dem ein Freelancer arbeitet, ohne rechtlich Unternehmer zu sein – wichtig ist, alle Risiken und Haftung zu verstehen.

Ein Business-Inkubator ist eine Organisation, die ihre Rechtspersönlichkeit zur Rechnungsstellung gegenüber deinen Kunden bereitstellt. Du wirst „Subjekt“ im Inkubator; er vermittelt zwischen dir und dem Kunden. Besonders beliebt bei Ausländern, die Bürokratie delegieren möchten – mit wichtigen Nuancen.

Hauptrisiko – keine ZUS-Beiträge

Bei Arbeit über einen Inkubator zahlst du als Unternehmer kein ZUS, weil du rechtlich keiner sind. du bauen keine Rente auf und haben kein Recht auf kostenlose Gesundheitsversorgung in Polen (außer Notfälle). Bei langfristiger Arbeit in Polen kann das zum Problem werden.

Haftung und Risiken

Bei Arbeit über einen Inkubator hängen du von seiner finanziellen Stabilität ab. Hat der Inkubator Steuerprobleme oder schließt, kann dein Einkommen betroffen sein. Du hast keine direkte Kontrolle über deine Finanzen – das Geld geht zuerst auf das Konto des Inkubators und wird dir dann ausgezahlt.

Steuerrisiken

Das Finanzamt kann prüfen, ob deine Tätigkeit über den Inkubator Scheingeschäft ist. Arbeitest du faktisch wie ein Unternehmer (Kundenakquise, Kontrolle des Arbeitsprozesses, eigene Ausrüstung), formal aber über einen Inkubator, kann das als Umgehung von ZUS und Steuern gewertet werden – mit Geldbußen und Nachzahlung aller Beiträge.

Wann es gerechtfertigt sein kann

Arbeit über einen Inkubator kann nur bei kurzfristigen Projekten (3–6 Monate) sinnvoll sein, wenn du noch unsicher bist, ob du langfristig in Polen arbeiten willst. Oder wenn du bereits anderweitig versichert bist (z. B. Arbeitsvertrag mit vom Arbeitgeber gezahlten ZUS-Beiträgen).

Alternative – JDG

Für die meisten Freelancer ist JDG die sicherere und transparentere Option. Du hast volle Kontrolle über deine Finanzen, bauen Rente auf, haben Zugang zur Gesundheitsversorgung und sind nicht von Dritten abhängig. JDG erfordert ZUS-Zahlungen, ist aber eine Investition in deine Zukunft und die Legalität deiner Tätigkeit.

So funktioniert das Modell „Freelance as a Service“

du schließt einen Vertrag mit dem Inkubator (meist zivilrechtlich). Bei Leistungen für einen Kunden stellt der Inkubator die Rechnung auf seinen Namen aus.

Das Geld geht auf das Konto des Inkubators; er zieht Steuern und seine Gebühr ab und zahlt dir den Rest als Gehalt. Du erhältst „netto“ ohne JDG-Anmeldung im CEIDG.

Vorteile für Ausländer (mit Vorsicht)

Theoretisch praktisch, wenn du nicht gut genug Polnisch sprechen, um mit dem Finanzamt zu kommunizieren. Der Inkubator übernimmt Buchhaltung, Meldungen und rechtliche Betreuung.

Wichtig zu verstehen: du hängen vom Inkubator und seiner Kompetenz ab. Macht der Inkubator Buchungsfehler oder zahlt Steuern nicht rechtzeitig, kann die Haftung bei dir liegen. Du hast auch keinen direkten Zugang zu deinen Finanzen – alles läuft über den Inkubator.

Kostenvergleich – Abo vs. Steuern

Statt komplexer ZUS-Berechnungen zahlst du eine feste Monatsgebühr für Betreuung und Verwaltung. 2026 sind das in der Regel 300–600 PLN pro Monat.

Das Modell wirkt am Anfang günstiger als JDG, weil die Kosten nicht vom Umsatz abhängen. Du zahlst nur, wenn du aktive Verträge haben.

Bedenke: du baust keine Rente auf und hast kein Recht auf kostenlose Gesundheitsversorgung. du hängst auch von der Stabilität und den Finanzen des Inkubators ab. Bei Problemen des Inkubators können Einkommen und Zugang zu Mitteln betroffen sein.

Haftung bei Business-Inkubatoren

Bei Arbeit über einen Inkubator haften du rechtlich nicht für die Tätigkeit des Inkubators. du hängen aber von seiner finanziellen Stabilität und korrektem Verhalten ab. Buchungsfehler oder verspätete Steuerzahlungen des Inkubators können dein Einkommen und deinen Ruf beeinträchtigen.

Wichtig: Du hast keine direkte Kontrolle über deine Finanzen. Das Geld geht zuerst auf das Konto des Inkubators und wird dir dann ausgezahlt. Bei finanziellen Problemen oder Schließung des Inkubators kannst du den Zugang zu deinen Mitteln verlieren.

Das Finanzamt kann prüfen, ob deine Tätigkeit über den Inkubator Scheingeschäft ist. Arbeitest du faktisch als Unternehmer, formal aber über einen Inkubator, kann das als Umgehung von ZUS und Steuern gewertet werden – mit Geldbußen und Nachzahlung aller Beiträge.

Im Unterschied zur JDG, bei der du volle Kontrolle über Finanzen und Haftung haben, delegieren du bei Arbeit über einen Inkubator diese Kontrolle an Dritte. Das schafft zusätzliche Risiken bei der Wahl deines Arbeitsmodells.

Aufenthaltserlaubnis und Legalisierung

Viele Inkubatoren in Polen helfen Ausländern bei der Legalisierung. du bereitest Unterlagenpakete für eine befristete Aufenthaltserlaubnis aus Arbeitsgründen vor.

Da du offiziell beim Inkubator angestellt sind, wird das Verfahren für die Behörde (Urząd) für den Inspektor standardmäßig und nachvollziehbar.

Grenzen des Modells

Inkubatoren sind nicht für jeden geeignet. du eignen sich gut für IT, Design und Marketing. Weniger für Warenhandel mit Lagerhaltung und Einfuhrlizenzen.

Du bist auch durch die internen Regeln des Inkubators zu Ausgaben begrenzt. z. B. ist der Abzug von Kraftstoff oder Büromiete über den Inkubator schwieriger als in der eigenen JDG.

Vorteile für Ausländer ohne Sprach- oder Buchhaltungskenntnisse

Business-Inkubatoren passen gut für Ausländer, die kein Polnisch sprechen. Die gesamte Kommunikation mit Behörden und Finanzamt läuft über den Inkubator.

Du musst weder polnisches Recht verstehen noch Buchhaltung führen. Der Inkubator übernimmt das.

Support ist oft auf Englisch oder Ukrainisch verfügbar. So fällt der Einstieg in Polen leichter.

Kostenvergleich – Monatsabo vs. JDG-Steuern

Business-Inkubatoren verlangen eine Monatsgebühr (meist 200–500 PLN) plus Prozentsatz vom Einkommen. Das kann teurer sein als eine eigene JDG-Anmeldung.

Rechnet man die Zeit für Buchhaltung und Behördenkontakt ein, kann ein Inkubator für beschäftigte Freelancer jedoch kosteneffektiver sein.

Für Einsteiger ist ein Inkubator oft die bessere Wahl, da du sich auf die Arbeit statt auf Formalitäten konzentrieren können.

Legalisierung (Aufenthaltserlaubnis) über einen Inkubator

Arbeit über einen Inkubator kann Grundlage für eine befristete Aufenthaltserlaubnis sein. Das hängt vom konkreten Inkubator und den Vertragsbedingungen ab.

Manche Inkubatoren helfen bei Aufenthaltsverfahren, andere nicht. Das solltest du vor Vertragsunterzeichnung klären.

Grenzen der Tätigkeitsarten im Inkubator

Business-Inkubatoren begrenzen oft die Tätigkeitsarten. Üblich sind IT, Design, Marketing und Beratung.

Passt deine Tätigkeit nicht ins Inkubator-Format, ist eine eigene JDG-Anmeldung besser.

Wenn du kein Unternehmen anmelden oder einem Inkubator beitreten möchten, kannst du mit Einzelverträgen arbeiten. In Polen heißen diese „Umowy cywilnoprawne“. Das ist eine legale Möglichkeit, für ein bestimmtes Ergebnis oder geleistete Zeit bezahlt zu werden.

Dieser Abschnitt beschreibt den einfachsten Weg zur Bezahlung ohne eigene Struktur. Die klassische Option für Freelancer, die direkt mit polnischen Unternehmen arbeiten.

Umowa o dzieło: Besonderheiten für kreative Berufe

Das ist ein „Werkvertrag“ – Vertrag für ein Ergebnis. Entwickler, Designer und Marketer nutzen ihn oft, weil er deutliche Steuervorteile bietet.

Hauptvorteil: keine ZUS-Beiträge. Du zahlst nur Einkommensteuer (PIT). Bei Übertragung der Urheberrechte an Code oder Text kannst du die 50 %-Kosten der Einkünfteerzielung (KUP) ansetzen und halbieren so die Steuer.

Umowa zlecenie: Bezahlung für den Ablauf

Das ist ein „Auftragsvertrag“. du verpflichtest dich, bestimmte Aufgaben in einer Frist zu erledigen. Die Steuerlast ist hier höher, da du Renten- und Krankenversicherungsbeiträge zahlen musst.

Für Studierende unter 26 ist dieser Vertrag eine „goldene“ Option: Du erhältst den vollen „brutto“-Betrag ohne Steuer und Beiträge.

Vergleich „brutto“ und „netto“ für Freelancer

Bei Preisgesprächen mit dem Kunden ist der Unterschied wichtig. Unternehmen nennen meist den „brutto“-Betrag (vor Steuer).

Bei Umowa o dzieło erhältst du etwa 88 % netto. Bei Umowa zlecenie (wenn du kein Studierender sind) etwa 70–75 %. Klären du immer, ob der Preis Steuerabzüge einschließt.

Besteuerung von Einkünften aus dem Ausland

Lebst du in Polen (Steuerinländer – offiziell nach 180 Tagen Aufenthalt) und arbeitest du vertraglich für einen Kunden in den USA oder der Ukraine, musst du diese Einkünfte selbst angeben.

Du brauchst kein Unternehmen anzumelden, müssen aber einmal jährlich die PIT-36-Erklärung abgeben. Polen hat Doppelbesteuerungsabkommen mit vielen Ländern – Du zahlst nicht doppelt Steuer.

Umowa zlecenie: Steuerregeln und Sozialbeiträge

Umowa zlecenie (Auftragsvertrag) ist ein Dienstleistungsvertrag. Geeignet für Berater, Übersetzer und Trainer.

Bei diesem Vertrag werden keine Urheberrechte übertragen. du bleibst Eigentümer des Arbeitsergebnisses.

Die Steuer wird ebenfalls an der Quelle einbehalten (18 %). ZUS-Beiträge können anfallen, wenn der Vertrag deine Haupteinkommensquelle ist.

Brutto vs. Netto für Freelancer

Bei zivilrechtlichen Verträgen ist der Unterschied zwischen brutto und netto wichtig.

Brutto ist der Betrag vor Steuer. Netto ist der Betrag nach Steuer, den du tatsächlich erhalten.

Steht im Vertrag brutto, werden 18 % Steuer einbehalten. Steht netto, rechnet der Kunde die Steuer obendrauf.

Besser ist, immer zu vereinbaren, welcher Betrag gemeint ist, um Missverständnisse zu vermeiden.

Besteuerung von Auslandseinkünften bei diesen Verträgen

Arbeitest du mit ausländischen Kunden über zivilrechtliche Verträge, hängt die Besteuerung vom Land des Kunden ab.

Bei EU-Kunden gilt oft die Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge). Der Kunde zahlt die Steuer in seinem Land, nicht du.

Bei Kunden außerhalb der EU können die Einkünfte von der polnischen Steuer befreit sein. Du musst sie aber dennoch in der Steuererklärung angeben.

„Sauber“ in Polen zu arbeiten heißt nicht nur Steuern zahlen, sondern auch deine Rechte zu kennen. Das polnische Recht trennt klar, wo private Hilfe endet und Geschäftstätigkeit beginnt.

Unternehmergesetz (Ustawa o przedsiębiorcach)

Das ist die „Verfassung“ für jeden Freelancer mit JDG. Das Gesetz definiert unternehmerische Tätigkeit als etwas, das du systematisch, im eigenen Namen und mit Gewinnerzielungsabsicht ausüben.

Grundsatz: Der Staat muss den Unternehmer unterstützen. Das Gesetz verwirklicht den Grundsatz „Was nicht verboten ist, ist erlaubt“. Es schützt du auch vor unbegründeten Kontrollen.

Abgabenordnung (Ordynacja podatkowa)

Das ist der Regelungsrahmen für Berechnung und Zahlung von Steuern. Für Freelancer wichtig: der Begriff „Steuerwohnsitz“.

Bist du mehr als 183 Tage im Jahr in Polen oder liegt dein „Mittelpunkt der Lebensinteressen“ (Familie, Wohnsitz) hier, wirst du polnischer Steuerinländer. Du musst dann alle Einkünfte dem polnischen Finanzamt (Urząd Skarbowy) melden – auch Einkünfte von Upwork oder Kunden in der Ukraine.

Rechte von Freelancern bei Kontrollen (KAS)

Die Steuerbehörde (Krajowa Administracja Skarbowa, KAS) kann deine Tätigkeit prüfen. du muss du jedoch gesetzlich vorher benachrichtigen (in der Regel 7 Tage).

Ein Freelancer hat das Recht, bei der Kontrolle anwesend zu sein und Erklärungen abzugeben. Wichtig: Rechnungen und Belege 5 Jahre aufbewahren – das ist die Verjährungsfrist für Steuersachen in Polen.

Datenschutz (RODO / DSGVO)

Wenn du E-Mail-Adressen für Newsletter erfassen, eine Kundendatenbank führen oder eine Seite mit Kontaktformular betreiben, unterliegst du RODO (der EU-DSGVO).

Du musst Kunden informieren, wie du ihre Daten nutzt. Für typische Freelancer bedeutet das eine Datenschutzerklärung auf der Website und sorgfältigen Umgang mit Kundendokumenten.

Offizielle Hinweise zu Remote-Arbeit

2023–2026 hat die polnische Regierung das Arbeitsgesetzbuch und die Regeln zu Remote-Arbeit deutlich aktualisiert. Obwohl Freelancer keine Arbeitnehmer sind, beeinflussen diese Regeln deine Verträge mit großen polnischen Unternehmen.

Arbeitgeber haben nun klare Vorgaben, wie sie Leistungen von Remote-Auftragnehmern (von zu Hause oder Coworking) rechtmäßig vergüten können.

Die Wahl des Steuersystems ist die zentrale Entscheidung dafür, wie viel Geld bei dir bleibt. 2026 gibt es in Polen für die JDG drei Hauptoptionen.

Skala podatkowa (Allgemeines System 12 % / 32 %)

Das ist das Standardsystem. Du zahlst 12 % auf den Nettogewinn bei Einkünften bis 120.000 PLN pro Jahr. Darüber steigt der Satz auf 32 %.

Hauptvorteil: Kwota wolna od podatku (Steuerfreibetrag). Auf die ersten 30.000 PLN Einkünfte zahlst du keine Einkommensteuer. Du kannst auch Betriebsausgaben (Laptop, Software, Miete) vor der Steuerberechnung abziehen.

Podatek liniowy (Pauschalsteuer 19 %)

Hier ist der Satz immer 19 %, egal ob du 50.000 oder 500.000 PLN verdienst. Auch Ausgaben können abgezogen werden.

Dieses System lohnt sich nur, wenn dein Einkommen dauerhaft über 120.000–150.000 PLN pro Jahr liegt. Es gibt keinen Steuerfreibetrag – bei niedrigem Einkommen nachteilig.

Ryczałt (Pauschale, Umsatzsteuer)

Das bei Freelancern beliebteste System. Du zahlst einen Prozentsatz des vollen Betrags, den du vom Kunden erhältst. Ausgaben (Miete, Ausrüstung) können nicht abgezogen werden.

Sätze für Freelancing 2026

12 % für IT-Spezialisten und Programmierer. 14 % für Architekten und Ingenieure. 8,5 % für Marketing, Texter und die meisten Dienstleistungen. 15 % für Werbeagenturen und bestimmte Vermittlungsarten.

Ryczałt: Sätze im Detail

Ryczałt hat je nach Beruf unterschiedliche Sätze:

• 8,5 % – für freie Berufe (Ärzte, Anwälte, Architekten)
• 12 % – für die meisten Dienstleistungen (IT, Design, Marketing)
• 15 % – für einige Tätigkeitsarten
• 17 % – für Einkünfte über 200.000 PLN pro Jahr

Der Satz hängt von deinem PKD-Code und der Tätigkeitsart ab. Wichtig: den richtigen Code wählen, um den niedrigsten Satz zu erhalten.

So wählst du 2026 das günstigste System

Für die meisten Freelancer ist ryczałt (12 %) die beste Wahl. Einfach und ohne aufwendige Kostenbuchhaltung.

Skala podatkowa lohnt sich, wenn die Ausgaben mehr als 30 % des Einkommens ausmachen. Dann musst du aber alle Belege sammeln und aufbewahren.

Podatek liniowy lohnt sich bei sehr hohem Einkommen (über 300.000 PLN). Für die meisten Freelancer nicht geeignet.

Für viele Ausländer ist ZUS neu. In Polen ist es die Grundlage des Sozialvertrags zwischen Bürger und Staat: Du zahlst monatlich an den Staat, der dir Gesundheitsversorgung, Rente und soziale Absicherung garantiert.

Was ZUS ist und warum es in Europa wichtig ist

ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) ist die staatliche Versicherungsanstalt, die Beiträge von Arbeitnehmern und Unternehmern erhebt. Damit werden drei Bereiche finanziert: Rentenversicherung (für das Alter), Krankenversicherung (Zugang zur öffentlichen Gesundheitsversorgung) und Invaliditäts- und Krankengeldversicherung (Krankengeld, Unterstützung bei Erwerbsminderung).

In Europa funktioniert dieses System seit Jahrzehnten. Es stellt sicher, dass du bei Jobverlust oder Krankheit nicht ohne Unterstützung dastehst. Mit deinen Beiträgen investierst du in die Stabilität des Landes, in dem du lebst – und der Staat investiert in dich.

Wie viel Du zahlst und wofür

Als JDG-Unternehmer zahlst du jeden Monat Beiträge, auch bei null Einnahmen. 2026 beträgt der volle ZUS etwa 1.600–2.000 PLN pro Monat. Darin enthalten: Rentenversicherung (ca. 19 % der Bemessungsgrundlage), Krankenversicherung (9 %), Invaliditäts- und Unfallversicherung (ca. 1,5 %).

Warum die Beiträge steigen

Die Höhe der ZUS-Beiträge hängt vom Mindestlohn in Polen ab. Die Regierung erhöht ihn jährlich (2026 ca. 4.300–4.500 PLN brutto); die Beiträge werden daraus berechnet. Höherer Mindestlohn bedeutet höhere Beiträge – aber auch höhere künftige Rente und bessere Gesundheitsversorgung.

Was die Krankenversicherung bringt

Mit Składka zdrowotna (Krankenbeitrag) erhältst du Zugang zur öffentlichen Gesundheitsversorgung in Polen: kostenlose Hausarztbesuche, kostenlose Facharztkonsultationen (oft mit Wartezeiten; schnellere private Termine gegen Bezahlung), kostenlose Untersuchungen mit Überweisung, kostenlose Klinik und Operationen, kostenlose Medikamente für Kinder unter 18 und Ermäßigungen für Erwachsene.

Für Familie und Kinder

Zahlst du ZUS, haben auch deine Familie (Partner und Kinder) Anspruch auf öffentliche Gesundheitsversorgung. Kinder unter 18 erhalten kostenlose Medikamente, Impfungen und Vorsorge. Der Partner kann die Versorgung nutzen, wenn er nicht arbeitet oder keine eigene Versicherung hat.

Was kostenlos und was kostenpflichtig ist

Kostenlos: Hausarztbesuche, Facharzt mit Überweisung, Untersuchungen mit Überweisung, Klinik, Operationen, Medikamente für Kinder unter 18, Notfallversorgung. Kostenpflichtig: Facharzt ohne Überweisung (Privat), manche kosmetische Behandlungen, Zahnmedizin (teilweise; Basisleistungen können kostenlos sein), Medikamente für Erwachsene (30–50 % Ermäßigung), schnelle Diagnostik ohne Wartezeit.

Rente – Grundlagen

Die Rentenhöhe hängt von Beitragsjahren und Einkommen ab. Die Mindestrente in Polen 2026 liegt bei etwa 1.200–1.400 PLN, die Durchschnittsrente bei 2.500–3.000 PLN. Die Höchstrente kann 5.000–6.000 PLN oder mehr erreichen bei langjährigen hohen Beiträgen. Für eine volle Rente brauchst du mindestens 20–25 Jahre (Frauen) bzw. 25–30 Jahre (Männer) Beitragszeit.

ZUS ist die staatliche Versicherungsanstalt. Auch bei null Einnahmen in einem Monat musst du als Unternehmer Beiträge zahlen. Für Neugründer gibt es Erleichterungen.

Ermäßigung „Ulga na start“

In den ersten 6 vollen Monaten nach JDG-Anmeldung bist du von den Sozialbeiträgen befreit. Du zahlst nur die Krankenversicherung (Składka zdrowotna). Das spart am Anfang viel, während du Kunden suchen.

Mały ZUS Plus

Nach Ende von „Ulga na start“ kannst du in einen 24-Monats-Vergünstigungszeitraum wechseln. Du zahlst Beiträge auf eine reduzierte Bemessungsgrundlage (Mindestlohn). Das ist immer noch deutlich weniger als der volle ZUS etablierter Unternehmer.

Regelbeiträge und „Chorobowe“

Der volle ZUS 2026 ist ein spürbarer Betrag (ca. 1.600–2.000 PLN je nach Berechnung). Freiwillig kannst du auch den Krankengeldbeitrag (Chorobowe) zahlen. Das berechtigt zu Krankengeld – wichtig für selbstständige Freelancer.

VAT (Umsatzsteuer) versuchen die meisten Freelancer zunächst zu vermeiden; manchmal wird sie aber Pflicht.

200.000-PLN-Grenze

Du bist von VAT befreit, bis dein Jahresumsatz 200.000 PLN überschreitet. Sobald du dich diesem Betrag näherst, musst du dich als Umsatzsteuerpflichtiger anmelden (Formular VAT-R).

VAT-EU-Anmeldung

Wenn du mit Kunden in anderen EU-Ländern arbeiten willst (z. B. für ein deutsches Unternehmen), brauchst du eine VAT-EU-Nummer. Dann kannst du Rechnungen ohne polnische VAT ausstellen, weil der Kunde die Steuer in seinem Land zahlt (Reverse Charge).

Dieser Abschnitt hilft Ihnen, den Freelancer-Alltag so zu organisieren, dass das Finanzamt keine zusätzlichen Fragen hat. Es geht um praktisches Finanzmanagement und Prozessautomatisierung.

Geschäftstätigkeit in Polen erfordert Disziplin bei Unterlagen. Jede Ausgabe braucht eine Rechnung, jede Einnahme muss in den vorgesehenen Registern erfasst werden.

Führen der KPiR (Einnahmen- und Ausgabenbuch)

Hast du das allgemeine System oder die Pauschalsteuer gewählt, ist dein Hauptdokument die KPiR. Das ist ein detailliertes Journal, in dem du jede Einnahme und jede Betriebsausgabe erfasst.

Bei Ryczałt ist es einfacher: Du führst nur ein Einnahmenregister (Ewidencja przychodów). Ausgaben spielen keine Rolle, da sie die Steuer nicht beeinflussen.

KSeF-System 2026

2026 führt Polen das verpflichtende nationale E-Rechnungssystem (KSeF) ein. Du kannst dem Kunden dann nicht mehr einfach eine PDF-Rechnung schicken.

Rechnungen müssen im offiziellen Format über eine dafür vorgesehene Plattform erstellt werden. Das Finanzamt sieht alle Vorgänge in Echtzeit. Für Freelancer bedeutet das weniger Papierkram, aber den Einsatz moderner Software.

Ausgaben, die die Steuer mindern

Erlaubt dein Steuersystem den Abzug von Ausgaben, kannst du viel sparen. Abzugsfähig sind u. a. Laptop, Monitor, Peripherie, Büromiete oder ein Teil der Wohnkosten (wenn die Firma dort gemeldet ist), Fortbildung und Kurse, Telefon und Internet.

Wo findet man einen Buchhalter?

Ein Freelancer in Polen muss keinen Buchhalter anstellen. Die meisten nutzen ein Biuro rachunkowe (Buchhaltungsbüro). Kosten für JDG typischerweise 200–450 PLN pro Monat.

Alternative: Online-Buchhaltung (z. B. inFakt oder wFirma). Günstiger; du trägst die Daten selbst ein, das System erstellt die Meldungen.

E-Rechnung und KSeF 2026

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das nationale E-Rechnungssystem. Ab 2026 wird es für viele Unternehmer verpflichtend.

Das System übermittelt Rechnungen automatisch an das Finanzamt. Eine gesonderte Einreichung ist nicht nötig.

Die meisten Buchhaltungsprogramme (u. a. inFakt) sind mit KSeF integriert. Rechnungen werden automatisch über das System versendet.

Für KSeF musst du sich im System registrieren und die Software einrichten. Ein Buchhalter kann bei der Einrichtung helfen.

Steuermindernde Ausgaben – Miete, Ausrüstung, Fortbildung, Auto

Bei Skala podatkowa oder Podatek liniowy kannst du Ausgaben abziehen, die die Steuer mindern: u. a. Büromiete, Ausrüstung, Fortbildung und Autokosten.

Wichtig: Alle Belege und Rechnungen für Ausgaben aufbewahren. Ohne Unterlagen ist kein Abzug möglich.

Ausrüstungskosten können sofort abgezogen oder über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Fortbildungskosten zählen, wenn sie mit deiner Tätigkeit zusammenhängen.

Autokosten sind anteilig abzugsfähig, je nach betrieblicher und privater Nutzung.

Professionelle Hilfe – Biuro rachunkowe vs. Online-Dienste

Biuro rachunkowe (Buchhaltungsbüro) ist die klassische Variante. du treffen den Buchhalter persönlich, er übernimmt alle Unterlagen.

Online-Dienste (z. B. inFakt) ermöglichen Buchhaltung in Eigenregie mit Buchhalter-Support. Oft bequemer und günstiger.

Für die meisten Freelancer passen Online-Dienste besser. du behalten die Finanzen im Blick und erhalten schnell Rat.

Ein klassisches Büro lohnt sich bei komplexen Fällen oder wenn du sich gar nicht mit Buchhaltung befassen wollen – ist aber teurer.

Wir empfehlen den Einstieg mit dem Online-Dienst inFakt – mit Oberfläche und Support auf Englisch und Ukrainisch.

Moderne Freelance-Arbeit setzt auf digitale Werkzeuge. Ohne sie wäre der Umgang mit polnischen Behörden langsam und mühsam.

Profil Zaufany und mObywatel

Das sind deine digitalen Schlüssel. Profil Zaufany (Vertrauensprofil) ermöglicht das Unterzeichnen offizieller Dokumente, die Abgabe von Erklärungen und Änderungen im CEIDG-Register online.

Die App mObywatel ersetzt Reisepass und Führerschein auf dem Handy. du ist auch mit Geschäftsleistungen verknüpft – z. B. zur schnellen Identitätsbestätigung bei der Kontoeröffnung.

Qualifizierte elektronische Signatur (Podpis kwalifikowany)

Bei manchen komplexen Verträgen (besonders international) reicht Profil Zaufany nicht. Eine qualifizierte Signatur hat dieselbe Rechtswirkung wie handschriftlich. Kostenpflichtig, aber für Freelancer mit Großkunden oft nötig.

Arbeit mit ausländischen Plattformen (Upwork, Fiverr)

Bei Einnahmen über Vermittlungsplattformen gelten Währungsregeln: USD oder EUR müssen zum NBP-Kurs des Tages vor dem Zahlungseingang in Złoty umgerechnet werden.

Freelancing in Polen 2026 ist ein transparentes und berechenbares System. Wichtig ist, die Legalisierung nicht zu scheuen und die passende Besteuerungsform zu wählen.

deine Start-Checkliste

1. PESEL besorgen oder rechtlichen Status prüfen

Der erste Schritt: sicherstellen, dass du rechtmäßig in Polen wohnst. PESEL (z. B. PESEL UKR für Ukrainer) oder eine Aufenthaltskarte berechtigen zur Geschäftstätigkeit.

2. Profil Zaufany einrichten

Profil Zaufany ist dein digitaler Schlüssel zu allen Behördendiensten. Ohne ihn ist eine Online-Anmeldung des Unternehmens nicht möglich.

3. Form wählen – Unangemeldete Tätigkeit oder JDG

Die Tätigkeitsform hängt vom Einkommen ab. Unangemeldete Tätigkeit bis etwa 3.500–3.600 PLN/Monat. JDG bei höherem Einkommen oder vollem Unternehmerstatus.

4. PKD-Codes und Steuersystem wählen (Ryczałt oder Skala)

Der richtige PKD-Code und das passende Steuersystem können tausende Złoty sparen. Rechner nutzen oder einen Buchhalter fragen.

5. Anmelden und erste Rechnungen ausstellen

Nach der Anmeldung kannst du arbeiten und Rechnungen schreiben. Innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt der NIP bei ZUS anmelden.

Strategie für erfolgreiches Freelancing

Planung

Finanzen im Voraus planen. Alle Kosten einrechnen: Steuern, ZUS, Buchhaltung. So vermeiden du böse Überraschungen.

Richtiges System wählen

Die Wahl des Steuersystems ist entscheidend. Rechner nutzen oder einen Buchhalter um Rat fragen.

Buchführung von Anfang an

Von Tag eins an Aufzeichnungen führen. Das hilft bei Kontrollen und bei der korrekten Steuerberechnung.

Professionelle Hilfe

Nicht zögern, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ein Buchhalter oder Berater spart viel Zeit und Geld.

Rechtstreue

Alle Gesetze und Vorschriften einhalten. So vermeiden du Bußgelder und Ärger mit Behörden.

Das ist für viele Freelancer die zentrale Frage. Offizielle Quellen betonen oft den Unterschied beim „Sozialpaket“. Wichtig ist, Vor- und Nachteile beider Optionen zu kennen.

Urlaub und Krankheit

Bei JDG

Bei JDG hast du keinen bezahlten Urlaub (20–26 Tage) wie beim Arbeitsvertrag. du verdienen nur, wenn Du arbeitest. Ohne Arbeit kein Gehalt.

Urlaub ist möglich, aber unbezahlt. Für Tage ohne Arbeit gibt es keine Bezahlung.

Bei Umowa o pracę

Beim Arbeitsvertrag hast du Anspruch auf bezahlten Urlaub (20–26 Tage pro Jahr) und auf bezahltes Krankengeld.

Das heißt: Auch bei Krankheit oder Urlaub erhältst du dein Gehalt.

Kündigungsschutz

Kündigung eines Arbeitsvertrags

Die Kündigung eines Arbeitsvertrags braucht Zeit (2 Wochen bis 3 Monate je nach Betriebszugehörigkeit). Der Arbeitgeber kann du nicht einfach ohne Grund entlassen.

Bei einer Kündigung muss der Arbeitgeber das Verfahren einhalten und ggf. Abfindung zahlen.

Beendigung eines B2B-Vertrags

Ein B2B-Vertrag kann bei entsprechender Vereinbarung sofort gekündigt werden. Oft gibt es eine Kündigungsfrist (z. B. 14 Tage), je nach Vertrag.

Der Kunde kann die Zusammenarbeit also ohne zusätzliche Kosten beenden, wenn der Vertrag es vorsieht.

Nettoeinkommen

Hauptargument für Selbstständigkeit

Der Hauptvorteil der Selbstständigkeit ist ein deutlich höherer „Netto“-Betrag bei gleichen Kosten für den Auftraggeber.

Beispielrechnung

Der Auftraggeber ist bereit, 10.000 PLN pro Monat zu zahlen.

Bei Umowa o pracę

Arbeitgeberkosten 10.000 PLN (brutto). dein Nettoeinkommen etwa 7.000 PLN (nach Steuer und ZUS).

Bei JDG (Ryczałt 12 %)

Auftraggeberkosten 10.000 PLN (brutto). dein Nettoeinkommen etwa 8.800 PLN (nach 12 % Steuer).

Die Differenz beträgt etwa 1.800 PLN pro Monat bzw. 21.600 PLN pro Jahr.

Dieser Abschnitt wird oft übersprungen, ist aber für deine Absicherung wichtig. Wer die Haftung kennt, kann Vermögen schützen und schwerwiegende Probleme vermeiden.

Vollhaftung mit Privatvermögen

Anders als bei einer Sp. z o.o.

Anders als bei einer Spółka z o.o. haftet ein JDG-Unternehmer mit seinem gesamten Privatvermögen für Geschäftsschulden – inklusive Auto, Wohnung und Guthaben auf Privatkonten.

Das heißt: Kannst du Geschäftsschulden nicht bezahlen, können Gläubiger auf dein Privatvermögen zugreifen.

Wie du dich schützen kannst

Du kannst sich auf mehrere Weisen absichern: Die Berufshaftpflichtversicherung (OC) ist besonders für IT und Vermarkter wichtig. Statt JDG eine Sp. z o.o. zu gründen ist möglich, aber aufwendiger. Ein Ehevertrag mit Gütertrennung (intercyza) hilft ebenfalls.

Berufshaftpflichtversicherung (OC)

Was ist die OC?

Die Berufshaftpflichtversicherung (OC) deckt Schäden ab, die beim Kunden durch deine Fehler entstehen.

Wann sie wichtig ist

Die OC ist besonders wichtig für IT-Spezialisten (Programmfehler können großen Schaden anrichten), Vermarkter (falsche Maßnahmen können die Website des Kunden schädigen), Berater (falsche Ratschläge können zu Verlusten führen) und Designer (Urheberrechtsverletzungen).

Kosten der OC

Die Kosten hängen von Tätigkeitsart und Deckungssumme ab. Üblich sind 500–2.000 PLN pro Jahr.

Freelancer verwechseln oft einen Dienstleistungsvertrag mit einem Arbeitsvertrag. Der Unterschied ist wichtig, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden und das Verhältnis zum Auftraggeber korrekt zu gestalten.

Anzeichen eines Arbeitsverhältnisses

Wann das Finanzamt deinen B2B-Vertrag umqualifizieren kann

Das Finanzamt kann deinen B2B-Vertrag als Arbeitsvertrag einstufen, wenn du beim Auftraggeber vor Ort unter dessen direkter Weisung und nach dessen Zeiten arbeiten.

Anzeichen eines Arbeitsverhältnisses

Dazu zählen: Arbeit beim Auftraggeber vor Ort, feste Zeiten (z. B. 9–17 Uhr), Weisungsgebundenheit, Nutzung von dessen Geräten, festes Monatsgehalt und keine weiteren Auftraggeber.

Folgen der Umqualifizierung

Bei Umqualifizierung drohen dem Auftraggeber Bußgelder; Du kannst ZUS-Vergünstigungen und den Ryczałt-Satz (in bestimmten Kategorien) verlieren.

Arbeit für den früheren Arbeitgeber

Kann ich für denselben Arbeitgeber arbeiten wie zuvor mit Arbeitsvertrag?

Ja, aber Du kannst ZUS-Vergünstigungen und den Ryczałt-Satz (in bestimmten Kategorien) verlieren, wenn die Leistungen dieselben sind wie früher als Arbeitnehmer.

Bedingungen

Zwischen Kündigung und Abschluss des B2B-Vertrags müssen mindestens 6 Monate liegen. Die Leistungen sollten nicht identisch mit der früheren Tätigkeit sein. du sollten parallel für andere Auftraggeber tätig sein.

Zu wissen, was Behörden prüfen, hilft Ihnen, sich auf Kontrollen vorzubereiten und Probleme zu vermeiden.

Statistiknummer (REGON)

Obwohl sie automatisch vergeben wird

Obwohl die REGON-Nummer automatisch vergeben wird, ist es wichtig zu wissen, dass dein Unternehmen für die Statistikmeldungen erfasst wird.

Was ist REGON?

REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej) ist das zentrale Statistikregister. Es wird für Statistikmeldungen und die Zuordnung von Unternehmen genutzt.

Die REGON-Nummer wird automatisch bei der Anmeldung im CEIDG vergeben. Du musst nichts weiter tun.

ZUS-Kontrollen

Sozialversicherung kann prüfen

Die Sozialversicherung kann prüfen, ob deine Selbstständigkeit nur vorgeschoben ist (z. B. wenn du ein Unternehmen verlassen und am nächsten Tag einen B2B-Vertrag mit derselben Firma schließen).

Folgen einer Scheinselbstständigkeit

In dem Fall kannst du „Ulga na start“ verlieren, eine ZUS-Nachzahlung erhalten und den Ryczałt-Satz (in bestimmten Kategorien) verlieren.

Finanzamt-Kontrollen

Was das Finanzamt prüft

Das Finanzamt kann Rechnungen, Kontoauszüge, Auftraggeberverträge, Einnahmen- und Ausgabenaufzeichnungen sowie die korrekte Steuerberechnung prüfen.

Deine Rechte bei einer Prüfung

Bei einer Prüfung hast du das Recht auf Angabe des Prüfungsgrundes, auf einen Anwalt, auf einen Dolmetscher (wenn du kein Polnisch sprechen) und auf Kopien aller Unterlagen.

Eine Freelance-Karriere zu starten kann schwierig wirken – mit der richtigen Strategie und Vorbereitung kannst du aber schnell erfolgreich selbstständig werden.

Wie wählst du Beruf und Richtung?

Der erste Schritt zum erfolgreichen Freelancing ist eine ehrliche Einschätzung deiner Fähigkeiten und Interessen. Fragen du sich:

• Was kann ich gut?
• Was mache ich gern?
• Welche Fähigkeiten kann ich schnell verbessern?
• Welcher Markt hat Nachfrage nach meinen Leistungen?

Bist du unsicher, startest du mit einfachen Berufen: Texter, Übersetzer, Datenerfassung, Bildbearbeitung. So sammelst du Erfahrung und findest heraus, was zu dir passt.

Womit anfangen? Berufe für Einsteiger

Berufe, die sich für Freelance-Einsteiger eignen:

• Texter – wenn du gut schreiben, kannst du mit einfachen Texten für Websites und Social Media starten
• Übersetzer – bei zwei fließenden Sprachen ist Übersetzen stabiles Einkommen
• Virtueller Assistent – Admin, E-Mails, Terminplanung
• Grafikdesigner – mit Grundkenntnissen in Photoshop oder Figma
• Datenerfassung – einfache Arbeit ohne besondere Qualifikation
• Online-Nachhilfe – als Experte kannst du andere unterrichten
• SMM-Manager – Social Media für Unternehmen

Wo suchen – Plattformen und Wege zu Kunden

Wege zu deinen ersten Kunden:

• Freelance-Plattformen (Upwork, Fiverr, Freelancer.com) – gut für Einsteiger, aber hoher Wettbewerb
• Soziale Netzwerke (LinkedIn, Facebook-Gruppen, Telegram) – direkte Kundenakquise
• Polnische Plattformen (NoFluffJobs, JustJoinIT) – für IT-Spezialisten
• Persönliches Netzwerk – Freunde und Kontakte über deine Leistungen informieren
• Eigene Website oder Portfolio – Profil auf Behance, Dribbble oder eigener Seite

Lernen – Kurse und Ressourcen

Für einen erfolgreichen Freelance-Start ist kontinuierliche Weiterbildung wichtig. Verschiedene Lernressourcen:

Kostenlose Kurse und Ressourcen

• YouTube – kostenlose Tutorials zu jedem Thema
• Coursera – kostenlose Uni-Kurse (Zertifikat gegen Gebühr)
• edX – kostenlose Kurse führender Universitäten
• Khan Academy – kostenlose Bildung in vielen Fächern
• Codecademy – kostenlose Programmierkurse
• Udemy – oft kostenlose Kurse in Aktionen

Bezahlte Kurse (Mittelklasse)

• Udemy – Kurse von 50 bis 200 PLN, oft mit Rabatt
• Skillshare – Abo ab 100 PLN/Monat, unbegrenzter Zugang
• Pluralsight – Abo ab 150 PLN/Monat, Fokus Technik
• LinkedIn Learning – Abo ab 120 PLN/Monat
• Domestika – Design- und Kreativkurse von 80 bis 300 PLN

Premium-Kurse und Bootcamps

• Coding-Bootcamps – von 5.000 bis 20.000 PLN, intensive Programme mit Jobgarantie
• Professionelle Zertifizierungen (Google, Microsoft, Adobe) – von 500 bis 2.000 PLN
• Online-Schulen (Thinkful, General Assembly) – von 10.000 bis 30.000 PLN
• Einzelmentoring – von 200 bis 500 PLN/Stunde

Kurssprachen – Verfügbarkeitstabelle

Praktische Tipps für den Einstieg

• Klein anfangen – keine Angst vor kleinen Projekten; sie bringen Erfahrung und Bewertungen
• Portfolio aufbauen – auch ohne kommerzielle Projekte ein paar Arbeiten erstellen, die deine Fähigkeiten zeigen
• Realistische Sätze setzen – am Anfang besser etwas günstiger arbeiten, um Erfahrung zu sammeln
• Dranbleiben – der Markt ändert sich; deine Fähigkeiten sollten du regelmäßig aktualisieren
• Professionell bleiben – Fristen einhalten, höflich kommunizieren, Versprechen halten
• Arbeiten aufbewahren – alles wird Teil deines Portfolios

Dieser Abschnitt enthält Antworten auf die häufigsten Freelancer-Fragen zum Arbeiten in Polen. Alle Antworten in verständlicher Sprache und auf Basis der geltenden Rechtslage 2026.

Grundlegende Anmeldungsfragen

Steuerfragen

ZUS-Fragen

VAT-Fragen

Buchhaltungsfragen

Internationale Einkünfte

Legalisation / Aufenthalt

B2B-Verträge und Arbeitsverhältnis

Haftung